AirHostの自動メッセージご利用方法

AirHost Webサービスには様々な民泊ホスト様の民泊運営をより快適にする機能がありますが、その中でも特にお勧めの自動メッセージ機能について今日は少し詳しく解説いたします。

まず初めに、AirHostの自動メッセージ機能とは何なのか?という事ですが、AirHost Web サービスの自動メッセージ機能は、ホストの皆様が毎日テンプレート等を使用して手動で各ゲストに対して送信しているメッセージ作業を自動化する画期的な機能です。この機能は民泊管理代行のプロとしてAirHostが培ってきたノウハウがぎっしり詰まった画期的なツールですので是非多くのリスティングを抱えていているお忙しいホストの皆様にお勧めです。

例えば、Airbnbを運営するにあたり、ホストの皆様は日々ゲストの方と多くのメッセージのやり取りがあります。宿泊前日のリマインダーから、チェックイン&チェックアウト時のメッセージなどホストの皆さんはルーティーン的にゲストの皆様にメッセージを送る必要が出てきます。また、Airbnbを運営するにあたり、ゲストの皆様に良いレビューを書いて頂くのも大切な民泊運営の成功の鍵となっていますのでこちらも自動メッセージをチェックアウト後に設定しておけば、自然な形でレビューをお願いできますよね。

AirHostの自動メッセージ機能を使用すれば、最初の設定こそは少し面倒で時間がかかりますが、一度設定してしまえばその後のご利用は大分楽になり、本来ホストの皆さんが集中して行わなくてはならない事、ゲストの方との細かいやり取り、そしてリスティングを増やしたいと思っているホストの方は新しいリスティング探しと他の事に集中して時間がさけるのでお忙しいホストの方にはAirHostが自信を持ってお勧めしたいWebサービス機能の一つなのです。

本日はこの自動メッセージをどの様に設定してどう使っていけば良いのかを詳しくステップごとに解説していきます。

 

自動メッセージの設定

自動メッセージの概要

自動メッセージの設定ですが、まず初めに全リスティング共通のメッセージ部分を設定していきます。 共通メッセージ内には「タグ」を埋め込むことで、自動メッセージが送信される対象のリスティングや予約内容に合わせた「ゲスト名」「チェックイン・チェックアウト時間」「チェックインガイド」などをメッセージに入れることが出来ます。 これら「タグ」に置き換えられる各項目はリスティングの詳細設定などで後ほど定義していきますね。

 

共通メッセージの設定

共通メッセージは、「予約」「自動メッセージ」メニューから設定出来ます。

 

 

 

共通メッセージの作成&設定

まずは、今まで使用していたメッセージテンプレートなどをも元に、共通メッセージを作成し設定していきましょう! 「編集」ボタンから各メッセージを作成、設定していきます。こちらでホストの皆さん一人一人がカスタマイズしてご自信の言葉でゲストの皆さんに送るメッセージを作成し、設定していきます。

この際、メッセージを有効にしても、リスティング一つ一つに対しての設定を有効にしない限りメッセージは送信されないので安心してください。ここでは共通メッセージの作成&設定をしています。(*後ほどリスティングの管理、設定をした際はメッセージが有効になりますがまだこの時点ではまだメッセージは送信されません。)

そして、AirHostでは日本語&英語のみならず、中国語でのサポートも民泊代行サービスで提供していますのでこちらの自動メッセージも日本語、英語、そして中国語で作成&設定可能です。

 

 

AirHost Web サービスでは、全リスティング共通の自動メッセージが定義出来ます。 定義可能なメッセージ種類は以下になります。送信タイミングそして、用途と揃ってご確認下さい。

 

自動メッセージの種類

メッセージ種類 送信タイミング 用途
自動応答メッセージ 初回問合せ受信時 1時間以内返答率を維持するための、一次回答メッセージです。あなたの返答の方が早い場合は送信されません。
ウェルカム メッセージ 予約確定時 ご予約へのお礼やチェックインガイドの等のお知らせ。
チェックイン前日 メッセージ チェックイン前日 PM6:00 チェックイン手順・ガイドダウンロード等のリマインドメッセージ。
チェックイン後 メッセージ チェックイン日 PM 6:00 編集 ゲストのチェックイン・ハウスルールなどを確認するメッセージ。
チェックアウト前日 メッセージ チェックアウト前日 PM6:00 チェックアウト時間・手順をリマインドするメッセージ。
レビュー提出のお願い チェックアウト1日後 ゲストへののレビューとして提出する内容

 

用途はあくまでもAirHostがお勧めするメッセージの使い方です。リスティングによって特別にゲストに連絡しておきたい事、又は季節によってリスティング近くでお祭りやイベントなどがある際はこちらのメッセージをカスタマイズしてお祭りやイベントで混雑している道をさけてリスティングへの移動方法や、近所のイベントやお祭り情報も提供するなどのおもてなしもゲストに喜ばれそうですね。

AirHostが提供する自動メッセージ設定ですが、カスタマイズする事でホストの皆様個々の個性が出せ、自動メッセージとは思えない程クオリティの高いメッセージが設定できるので機械的な感じではなく個々のおもてなしが詰まったメッセージ設定ができますよ。

 

*メッセージの内容が全てリスティング固有の内容で、共通部分がない場合には、以下のように設定することができます。この後ご紹介する {{extra_memo}} で設定することも出来ます。Extra Memoでの作成&設定は以下の様になっています。

 

Extra Memoでの設定

 

タグを使ってメッセージを設定しよう

各メッセージには変数として以下のタグを利用いただけます。これらのタグは、(例えばホスト名、ゲスト名、チェックイン時間、チェックアウト時間など)メッセージ送信時に対象のアカウント・リスティング・予約の内容によって自動的に置き換えられますのでホストの皆様は最初だけ共通メッセージを設定してしまえば後はシステムが自動的にリスティング・予約に合った名前や時間を選びメッセージが簡単に作成そして設定できます。以下はタグの種類です。是非どんなタグがあるのか目を通してみて下さい。

【タグ種類】

ゲスト名

ホスト名

チェックインガイド

エクストラメモ

リスティング名

電話番号

チェックイン時間

チェックアウト時間

チェックイン日

チェックアウト日

署名

 

タグを利用したチェックイン後のメッセージの例

こちらではゲスト名&ホスト名のタグが使われています。先ほどものべましたが、日本語のみならず英語と中国語での設定が可能ですよ!

 

リスティングの詳細情報の設定

共通メッセージの設定が完了したら、次に各リスティングの情報を設定して、自動メッセージの送信を有効にしていきます。

以下のステップでリスティングの詳細情報が設定できます。

「リスティング管理」「ダッシュボード」から対象のリスティングの「設定」アイコンをクリックします。 「自動メッセージ」タブ内で、自動メッセージ内のタグに表示される各項目を設定出来ます。

– 物件ニックネーム 
– チェックイン時間 
– チェックアウト時間 
– チェックインガイド 
– {{extra_memo}} 

各項目の準備が出来たら、有効にする自動メッセージのスイッチをONにして、画面右上の「管理を開始する」をクリックしてリスティングの管理を有効にします。これで有効になったメッセージが自動送信されるようになります。各リスティングによってホストの皆様はご自分でカスタマイズしてどのメッセージを有効にするか選ぶことができますのでこちらの段階でどの自動メッセージを有効にするのかお選び下さい。下のイメージの2つめのピンクの枠内がメッセージの種類を示しています。

共通メッセージを作成&設定した際はまだメッセージは送信されませんが、リスティングの管理でメッセージを設定した際はメッセージが送信されるようになるのであらかじめご確認下さい。

「電話番号」「署名」情報の設定

最後に「電話番号」そして「署名」情報の設定をして自動メッセージの設定が完了となります。以下の手順で電話番号と署名情報を設定して下さい。

「リスティング管理」「ユーザー」を開きます。 Airbnb ホスト・ユーザーの編集ボタンをクリックします。 「電話番号」「署名 に情報を設定します。

なぜホストの署名や電話番号を入れる必要があるのかというと、それはもしもの時の為です。緊急時の連絡などでゲストとがメールではなく最も早くホストに連絡が取れるように署名と電話番号を入れさせて頂きます。

 

最後に…

今回詳しくご紹介させて頂いた自動メッセージのシステムはご理解頂けたでしょうか。ホストの皆様が現在ルーティーン的に行っているメッセージが自動的になる事で、より早くそしてよりスムーズにゲストの皆さんとのコミュニケーションが可能となり民泊運営もより効率的になる事でしょう。民泊運営をする上で最近ではより早い返信が求められ、返信の早さなどでもゲストがどのホストのリスティングを選択するかを左右してきます。その為、自動メッセージを設定しておく事により、ホストの皆さんが即返信できない時でも自動メッセージが送られる事によりホストとしての印象も良く保つことができ、ゲストの皆様も安心してホスト様のリスティングに泊まりたいと思わせる大きなポイントになる事でしょう。

ただ、今回ご紹介させて頂いた自動メッセージ設定はAirHostが民泊運営のプロとして最近ご紹介させて頂いた Airbnbホスト向け民泊管理自動化ツール のほんの一部にしか過ぎません。お忙しい民泊運営をしているホストの皆様、特に複数の物件を抱えているホストの皆様にお勧めの新ツールとなっていますので今回の自動メッセージに興味を持っていただけた方は是非この際AirHostの民泊管理運営のノウハウが詰まったこちらのサービスを試して見てくださいね。今ならなんと200名のホストの皆様にベータ版を無料でご提供しておりますのでチャンスですよ!

その他AirHostでは民泊運営のプロとして、ホストの皆さんに代わり民泊管理代行のサービスも提供しておりますので自動メッセージも魅力的だけれども、自動で設定できるメッセージの他のゲスト様とのやり取りのサポートが欲しい、より多くの海外からのゲストを取り入れたいけど英語、中国語でのコミュニケーションができないので不安だ…と思われているホストの皆様はAirHostまでお気軽にご連絡下さい。ネイティブスタッフがホストの皆様に変わりしっかりリスティング一つ一つ民泊管理運営させて頂きます。

 

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